Los Family Office son entidades altamente profesionalizadas que se dedican principalmente a preservar la riqueza acumulada por generaciones anteriores de una familia. Estas entidades manejan una amplia diversidad de tareas que abarcan desde aspectos financieros hasta cuestiones relacionales dentro del ámbito familiar. Por consiguiente, los Family Office están específicamente diseñados para satisfacer las necesidades particulares de cada familia.
En el webinar realizado con Guillermo Barandalla, profesor del Programa de Family Office de INSTITUTO NEXIA, compartió con nosotros algunas reflexiones de su experiencia en la creación y gestión de un Family Office que pueden ser válidas para muchas familias con empresas familiares que estén pensando en crear su propio Family Office.
Tras explicar acerca del proceso que siguió la familia para crear su Family Office y, en concreto, las experiencias que pudo compartir con otros Family Offices de otras familias, Guillermo destacó que es importante que las fases iniciales a la hora de establecer un Family Office se hagan con convencimiento y con consenso en la familia para construir unos cimientos sólidos.
Plan estratégico
Uno de los primeros pasos que se dieron fue el concretar el objetivo que persigue la familia con el Family Office. Esto se consigue a través de la realización de un plan estratégico familiar. Esta definición servirá de guía a la hora de definir los activos en los que invertirá el Family Office como su estructura y los servicios que gestionará para la familia. Todo este proceso va “vertebrando” la oficina, es decir los objetivos, las restricciones, las inversiones, la estructura, lo que se ejecuta dentro de la oficina, el perfil del equipo, la tecnología necesaria, etc.
Formación
La actividad inversora tiene unas peculiaridades propias y distintas a las características de una actividad inversora en una empresa familiar. Por eso es muy importante por un lado tener una aproximación profesionalizada dentro de la oficina de familia para evitar riesgos y sesgos. Y por otro lado es muy necesario que la familia sea conocedora de la nueva actividad que vamos a realizar.
La familia debe tener una cierta formación, porque al final van a ser ellos los que tomen las decisiones relevantes sobre su patrimonio. Es importante que los primeros mensajes que se den a la familia sean los adecuados, por ejemplo que invertir no es elegir, que no es algo fácil, que no se gana dinero de forma rápida y sin riesgo etc
Durante el Webinar se debatió que lo ideal es que hubiera una formación estructurada, adaptada a los conocimientos de cada miembro familiar y organizada por profesionales. Así mismo se comentó sobre la necesidad de hacer “pedagógico” la aproximación a cada producto, informe, etc. La importancia de tener tanto una serie de explicaciones de carácter interno para entender la lógica que hay detrás de las inversiones, Y sobre todo que exista un coordinador de todo este proceso para que combine las acciones internas con la asistencia a formación específica de entidades externas validadas, pues el objetivo es ayudar a que la propiedad tome las mejores decisiones de inversión.
Oficina basada en reglas
San Agustín decía “cuida el orden para que el orden cuide de ti”. INJAT nació como una oficina profesional de gestión del patrimonio de la familia. Y por tanto en este marco se diseñaron una serie de actividades y procesos que llevaron a aprender de experiencias de otros Family Offices, pero siendo conscientes de que cada familia debe dar respuesta a sus propias necesidades y debe ejecutar esa respuesta de la manera más profesional posible.
En este marco en INJAT se definieron toda una serie de procedimientos para regular los procesos que se pueden llevar a cabo en la oficina. Política de inversiones, quién toma qué decisiones, cuando, como, control de riesgos, due diligences, mandatos, iniciativas particulares, … todo para que el día a día evite tomar decisiones impulsivas y para poder formar criterio a la hora de tomar decisiones de inversión.
Libertad o cooperación
Obviamente la creación de una oficina de familia implica convivir en el consenso. Por un lado es necesaria una cierta generosidad, pues estás compartiendo una serie de iniciativas de inversión donde se necesita un consenso. Este consenso aporta valor, pues permite acceder a economías de escala, mejores productos y a un mayor nivel de profesionalización.
Pero a la vez es sano que haya una cierta flexibilidad y que cada miembro pueda ver cubiertas sus expectativas de inversión con su patrimonio personal. En el webinar Guillermo nos compartió cómo lo gestionan en INJAT de manera que cada miembro familiar pueda tener acceso a los beneficios de la inversión común y al mismo tiempo dar cabida a otras inquietudes y que la familia no se sienta presa de su propia decisión y que las necesidades personales no dificulten el consenso.
In-house o subcontratar
En la experiencia de Guillermo, la definición de lo que se hace in-house y de aquello que se subcontrata en el Family Office depende en primer lugar de lo que la familia ha definido para su Family Office, las capacidades que tiene la oficina y la privacidad de los temas tratados.
Separación de funciones
Una cuestión importante es que haya un reporting potente, que sea un ejercicio de transparencia para con la familia en todos los aspectos, entre ellos el resultado obtenido. Pero no menos importante es que quien evalúa el resultado del Family Office no sea quien ejecuta sus acciones. Por eso en INJAT, además de estar auditados, cuentan con un procedimiento por el que un tercero ejecuta estas tareas. Por aumentar la precisión en la información, pues todo esto no se puede ejecutar con un simple “Excel” y necesita de una importante dosis de tecnología. Y también por separar el rol de ejecutar y el rol de medir.
Cuándo debo crear mi Family Office
Crear un Family Office depende de muchos factores. El tamaño de los activos es uno, pero también lo es la complejidad de los mismos. Y así mismo los condicionantes familiares, el número de miembros o la complejidad familiar afecta al momento en el que se crea el Family Office.
En el curso de Family Office que Instituto Nexia ofrece, se abordarán con mayor nivel de detalle todos los pormenores a la hora de planificar, crear y organizar un Family Office.
